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Datenschutzhinweise zur Mitgliederverwaltung der Tennisabteilung
Stand: 13. Oktober 2026. Diese Informationen betreffen die Aufnahme, Verwaltung und Beendigung der Mitgliedschaft sowie die Nutzung des Mitgliederportals. Für Angebote auf anderen Websites gelten ergänzend deren eigene Datenschutzhinweise.

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlich ist die Sport-UNION Annen e. V., vertreten durch den vertretungsberechtigten Vorstand, Kälberweg 2, 58453 Witten, Deutschland. Die Tennisabteilung ist eine Abteilung des Vereins.
Telefon: 02302 / 65013. E-Mail: info@sport-union-annen.de.
Den Datenschutzbeauftragten des Vereins erreichen Sie unter datenschutz@sport-union-annen.de oder postalisch unter der Vereinsanschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“. An diese Stellen können Sie sich auch wegen Ihrer Rechte oder eines Widerrufs wenden.

2. Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Wir verarbeiten Anrede und gegebenenfalls Titel, Namen, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse und Mobilnummer sowie freiwillig angegebene zusätzliche Telefonnummern. Außerdem verarbeiten wir Angaben zur Abteilung, Mitgliedsart, Beitragsgruppe, Zahlweise, zum Eintritt und Austritt. Hinzu kommen Mitgliedsnummer und gegebenenfalls frühere Mitgliedsnummer, Bearbeitungsstand, erforderliche Verwaltungsnotizen, Beitragsdaten und Nachweise über die Mitgliedschaft.
Für das SEPA-Mandat werden insbesondere IBAN, gegebenenfalls BIC, Name und Anschrift des Kontoinhabers, Mandatsreferenz, Mandatserklärung und Unterschrift verarbeitet. Bei Minderjährigen kommen Angaben zur gesetzlichen Vertretung und deren Erklärungen hinzu. Im Formular gezeichnete Unterschriften werden als Unterschriftsdarstellung gespeichert; das Portal führt damit keine biometrische Identifizierung durch.
Anträge, Einwilligungen und Kündigungen werden mit der vorgelegten Textfassung, den Bestätigungen, Datum, Ort und Unterschriften dokumentiert. Auch erzeugte Dokumente, Versandstatus und notwendige Bearbeitungsschritte gehören zur Akte.
Die Angaben stammen von Ihnen, Ihrer gesetzlichen Vertretung oder einem abweichenden Kontoinhaber sowie aus der bisherigen Mitgliederverwaltung des Vereins einschließlich der übernommenen Mitglieder-Excel. Erhält der Verein Daten einer anderen Person durch Sie, geben Sie dieser Person bitte diese Hinweise weiter; die Informationspflichten des Vereins bleiben bestehen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Prüfung eines Aufnahmeantrags, die Mitgliederverwaltung, Beitragsberechnung, Zahlungsabwicklung, erforderliche Kommunikation und Bearbeitung von Kündigungen dienen der Anbahnung und Durchführung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Das erste Kalenderhalbjahr der Mitgliedschaft ist beitragsfrei; Eintrittsdatum und Beitragsart werden zur Ermittlung der ersten Fälligkeit benötigt.
Gesetzlich erforderliche Buchführungs-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, insbesondere nach den jeweils einschlägigen steuerrechtlichen Vorschriften. Für die Abwicklung eines Mandats eines abweichenden Kontoinhabers verarbeiten wir dessen Angaben zur Durchführung der erteilten Zahlungsvereinbarung und zur Dokumentation der Lastschriftberechtigung.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten zum Schutz vor Missbrauch, zur Zugriffssicherung, zur nachvollziehbaren Verwaltung und zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind der Schutz der Mitglieder- und Zahlungsdaten, ein zuverlässiger Vereinsbetrieb und die Sicherung notwendiger Nachweise. Dabei sind Ihre Rechte und Interessen zu berücksichtigen.
Die zusätzliche Nutzung freiwilliger Kontaktdaten zu Vereinszwecken und Veröffentlichungen auf Grundlage einer wirksamen Einwilligung erfolgen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die bloße Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise ist keine pauschale Einwilligung in jede Datenverarbeitung.

4. Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Die im Antrag als erforderlich gekennzeichneten Angaben zur Person, Mitgliedschaft und Zahlung werden zur Bearbeitung des Antrags und Durchführung der Mitgliedschaft benötigt. Fehlen diese Angaben oder erforderliche Vertretungs- und Zahlungsnachweise, kann der Verein den Antrag nicht vollständig bearbeiten. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, Mitglied zu werden oder einen Antrag zu stellen, besteht nicht.
E-Mail-Adresse und Mobilnummer sind im Online-Aufnahmeantrag Pflichtangaben. Sie werden benötigt, damit der Verein Rückfragen zum Antrag und zur Mitgliedschaft klären und die Aufnahmeunterlagen per E-Mail versenden kann. Eine zusätzliche Telefonnummer, insbesondere eine Festnetznummer, ist freiwillig. Die Einwilligung in die Nutzung dieser zusätzlichen Telefonnummer kann für die Zukunft widerrufen werden.
Im derzeitigen Onlineantrag müssen außerdem die gesonderten Fotoerklärungen für alle aufgeführten Medien bestätigt werden, damit der Antrag abgesendet werden kann. Fragen hierzu richten Sie bitte vor der Antragstellung an den Verein oder dessen Datenschutzbeauftragten. Gesetzliche Voraussetzungen einer wirksamen Einwilligung und Ihre Widerrufsrechte werden durch diese technische Vorgabe nicht eingeschränkt.

5. Fotos, Videos und Veröffentlichungen

Die gesonderte Fotoerklärung betrifft Aufnahmen bei sportlichen Veranstaltungen und zur Darstellung von Mannschaften sowie die Veröffentlichung von Fotos, Videos und Vor- und Nachnamen auf der Vereinswebsite, der Facebook-Seite des Vereins, im UNION-Kurier und in regionalen Presseerzeugnissen. Die konkreten Erklärungen werden im Antrag gesondert angezeigt und dokumentiert; bei Minderjährigen ist auch die erforderliche Erklärung der gesetzlichen Vertretung vorgesehen.
Bei Veröffentlichungen im Internet können Inhalte weltweit abgerufen, kopiert und von Dritten weiterverwendet werden. Bei Facebook verarbeitet zusätzlich der Plattformbetreiber Daten nach seinen eigenen Bedingungen, gegebenenfalls auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Das Mitgliederportal bindet selbst keine Facebook-Inhalte ein und übermittelt beim bloßen Besuch keine Daten an Facebook.
Ein Widerruf wirkt für die Zukunft. Eine Verarbeitung, die allein auf der widerrufenen Einwilligung beruht, darf danach nicht auf diese Einwilligung gestützt werden. Eine andere Verarbeitung setzt eine eigenständige Rechtsgrundlage voraus. Bereits verbreitete Druckerzeugnisse lassen sich nicht zurückholen; eine vollständige Entfernung fremder Kopien im Internet kann der Verein nicht garantieren. Ihre gesetzlichen Rechte bleiben bestehen.

6. Wer Daten erhalten kann

Zugriff erhalten die jeweils zuständigen, berechtigten Personen der Tennisabteilung und der Vereinsverwaltung im für ihre Aufgaben erforderlichen Umfang. Bankdaten und Unterlagen mit Bankdaten sind im Portal besonders zugriffsbeschränkt.
Im vorgesehenen Aufnahmeversand erhält das Mitglied seine Aufnahmeunterlagen, das SEPA-Mandat und das Begrüßungsschreiben, soweit eine E-Mail-Adresse vorliegt. Aufnahmeantrag und SEPA-Mandat werden außerdem an die Geschäftsstelle (info@sport-union-annen.de) und an Uwe Klar für die Mitgliederverwaltung (uwe.klar@pvtgmbh.de) versandt. Diese Unterlagen enthalten die jeweils für Aufnahme und Beitragseinzug erforderlichen Angaben. Die Versandempfänger werden vor dem Versand in der Verwaltung geprüft.
Für den Beitragseinzug können erforderliche Zahlungsdaten an beteiligte Kreditinstitute gelangen. Behörden, Gerichte oder zur Wahrnehmung von Rechtsansprüchen beauftragte Stellen erhalten Daten nur, soweit dafür eine rechtliche Grundlage besteht. Es erfolgt kein Verkauf von Mitgliederdaten.

7. Speicherung, IONOS und E-Mail

Das öffentlich erreichbare Mitgliederportal wird auf einem Server bei IONOS betrieben. Der Mitgliederbestand, Anträge und Verwaltungsunterlagen werden dort verarbeitet und gespeichert. Die Verwaltungsfunktionen sind durch Anmeldung und rollenabhängige Zugriffsrechte geschützt. Die Verbindung zum Portal wird mit HTTPS verschlüsselt. Zusätzlich können geschützte lokale Arbeits- und Sicherungskopien für die Vereinsverwaltung bestehen.
IONOS HiDrive dient der Ablage und dem Abgleich der Mitgliederliste sowie der vorgesehenen Vereinsdokumente. Der E-Mail-Versand erfolgt über IONOS. Nach erfolgreicher Übergabe an den Mailserver wird eine Kopie der Nachricht einschließlich ihrer Anhänge im Ordner „Gesendete Objekte“ des Verwaltungspostfachs gespeichert. Für eine erforderliche Wiederholung dieser Ablage wird die Kopie vorübergehend verschlüsselt auf dem Portalserver gespeichert; nach erfolgreicher Ablage wird dieser Zwischenspeicherinhalt entfernt. Die Annahme durch den Mailserver oder eine Kopie im Gesendet-Ordner bestätigt nicht den Eingang beim Empfänger. OneDrive ist für die weitere Mitgliederverwaltung nicht vorgesehen.
Dienstleister erhalten Daten nur für den jeweiligen Zweck. Soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig werden, ist eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Die vereinsinternen Zuständigkeiten, Zugriffsrechte und die verwendeten Konten sind dabei zu berücksichtigen. Bei einer Änderung von Hosting oder Dienstleistern werden diese Hinweise entsprechend angepasst.
Für die Mitgliederablage ist keine gezielte Übermittlung an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums vorgesehen. E-Mail-Empfänger können jedoch eigene, auch internationale Anbieter nutzen; online veröffentlichte Bilder können weltweit zugänglich sein. Soweit eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, müssen die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vorliegen. Auskunft über Empfänger und gegebenenfalls eingesetzte Garantien erhalten Sie beim Datenschutzkontakt.

8. Technische Nutzung des Portals

Beim Aufruf des öffentlich erreichbaren Portals werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderte Seite. Dies dient der Auslieferung der Inhalte und dem sicheren Betrieb auf dem bei IONOS betriebenen Server. Das Mitgliederportal verwendet keine Werbe- oder fremden Analysewerkzeuge, keine extern geladenen Schriftarten und keine eingebetteten sozialen Netzwerke. Die öffentliche Vereinswebsite erfasst seit dem 13. Oktober 2026 selbst Seitenaufrufe, um Besuchszahlen und häufig aufgerufene Seiten in der internen Verwaltung anzuzeigen. Dabei werden die aufgerufene Seite und der Kalendertag gezählt. Zur ungefähren Ermittlung unterschiedlicher Besucher pro Tag wird die IP-Adresse nur während der Anfrage verarbeitet und mit einem geheimen Schlüssel sowie dem Tagesdatum in eine nicht direkt lesbare Kennung umgewandelt. Die ursprüngliche IP-Adresse wird nicht in der Analysedatenbank gespeichert. Diese Kennungen werden nach höchstens wenigen Tagen automatisiert gelöscht; die Tageszahlen bleiben als zusammengefasste Statistik gespeichert. Es werden keine Analyse-Cookies gesetzt, keine dauerhaften Besucherprofile angelegt und keine Daten an einen externen Analysedienst übermittelt. Die Auswertung dient dem Interesse des Vereins, Reichweite und Inhalte der Website zu verstehen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).
Technisch notwendige Cookies sichern Anmeldung und Formulare. Die Sitzung endet bei Abmeldung beziehungsweise nach Ablauf; nach 30 Minuten ohne Aktivität ist eine erneute Anmeldung erforderlich, spätestens nach acht Stunden auch bei fortgesetzter Nutzung. Das Sitzungscookie ist für das Schließen des Browsers vorgesehen; die Wiederherstellung von Sitzungen kann vom Browser abhängen. Das Cookie zum Schutz vor gefälschten Formularanfragen kann bis zu einem Jahr gespeichert bleiben und wird bei Bedarf erneuert. Beide Cookies werden nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen und sind für JavaScript nicht auslesbar. Diese Funktionen beruhen auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die zugehörige Datenverarbeitung dient der sicheren Bereitstellung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
Zum Schutz vor wiederholten missbräuchlichen Anfragen werden Zähler mit pseudonymisierten Kennungen aus IP-Adressen beziehungsweise Benutzerkennungen verwendet. Je nach Funktion gelten Zählfenster von 15 Minuten oder einer Stunde. Nach Ablauf wird der Zähler bei einer erneuten Anfrage zurückgesetzt; dies bedeutet keine automatische Löschung des gespeicherten pseudonymisierten Datensatzes. Verwaltungs- und sicherheitsrelevante Aktionen werden mit Benutzerkennung, soweit vorhanden, Vorgangskennung, Aktion und Zeitpunkt protokolliert. Für diese Nachweise gelten die unter Ziffer 9 beschriebenen Erforderlichkeits- und Löschkriterien.
Für die Hauptdomain www.sua-tennis.de sind reguläre HTTP-Zugriffsprotokolle im Webserver deaktiviert. Bei Weiterleitungen von anderen eingerichteten Domains sowie auf unverschlüsselten Zugängen können dagegen Zugriffsprotokolle mit IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderter Adresse, Antwortstatus und vom Browser übermittelten Angaben anfallen. Technische Fehlerprotokolle können ebenfalls Verbindungs- und Anfragedaten enthalten. Vollständige Antrags- und Bankdaten werden nicht gezielt in reguläre Zugriffsprotokolle geschrieben. Die Webserverprotokolle werden täglich auf Rotation geprüft; bei vorhandenen Einträgen wird rotiert, wobei bis zu 14 ältere Protokolldateien aufbewahrt werden. Dies ist keine feste Löschfrist von 14 Kalendertagen. Die Verarbeitung dient der Fehlerbehebung und dem Schutz des Betriebs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

9. Dauer der Speicherung

Wir speichern Daten, solange sie für die Bearbeitung des Antrags, die laufende Mitgliedschaft und deren Abwicklung erforderlich sind. Nach einer Ablehnung oder dem Ende der Mitgliedschaft ist zu prüfen, welche Daten noch für offene Zahlungen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Durchsetzung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen benötigt werden. Entfallen diese Gründe, sind die betreffenden Daten zu löschen oder zu anonymisieren.
Für Belege, Mandate und sonstige Nachweise richtet sich die Dauer nach der jeweiligen Dokumentart, den einschlägigen gesetzlichen Fristen und gegebenenfalls noch offenen Verfahren. Einwilligungsnachweise können zum Nachweis einer früheren rechtmäßigen Verarbeitung erforderlich bleiben. Ein Widerruf beendet eine allein darauf gestützte künftige Nutzung, beseitigt aber nicht automatisch jede gesetzliche Nachweispflicht. Sicherungskopien sind in die Lösch- und Wiederherstellungsprozesse einzubeziehen und dürfen gelöschte Daten nicht dauerhaft wieder in die laufende Nutzung bringen. Über die für Ihren konkreten Vorgang maßgebliche Dauer gibt der Datenschutzkontakt Auskunft.

10. Ihre Rechte und Widerruf

Nach Maßgabe der DSGVO haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Bei einem berechtigten Anliegen kann eine angemessene Identitätsprüfung nötig sein, damit keine Daten an unbefugte Personen herausgegeben werden.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere per E-Mail an info@sport-union-annen.de oder datenschutz@sport-union-annen.de sowie per Brief an die Vereinsanschrift. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zu seinem Eingang nicht.

11. Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Der Verein darf dann nur bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen weiterverarbeiten. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen. Ihren Widerspruch können Sie an die unter Ziffer 1 genannten Kontakte richten.

12. Beschwerde und automatisierte Entscheidungen

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de. Informationen und das Beschwerdeformular finden Sie unter https://www.ldi.nrw.de/.
Das Portal trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Ihre Aufnahme mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Die Aufnahme wird durch zuständige Personen geprüft. Automatische Nummernvorschläge, Beitragsberechnungen und Statuswechsel unterstützen die Verwaltung. Eine Bewertung Ihres Verhaltens durch Profiling findet im Mitgliederportal nicht statt.